Wie organisiert man ein großes Schreibzentrum?

Meine Kolleginnen aus dem Schreiblabor Bielefeld haben gefragt, wie am hiesigen Schreibzentrum die „Meeting-Struktur“ aussieht. Dahinter steckt die Frage, wie man bei einem wachsenden Schreibzentrum eine Kommunikationsstruktur aufbauen kann, die es ermöglicht, miteinander zu denken und einander gegenseitig zu fördern und trotzdem effizient zu arbeiten. Ich stelle hier nun vor, wie diese Kommunikationsstruktur – ganz grob gezeichnet – aussieht. Nicht, um daraus verallgemeinerbare Aussagen abzuleiten, sondern um einen Einblick in ein Schreibzentrum zu geben, das besonders groß ist und besonders vielfältige Aufgaben hat.

Zunächst noch einmal zur Erinnerung: Zum Team des hiesigen Schreibzentrums gehören über hundert Leute.

Staff Writing Center UW Madison

Die Teaching Assistants und Professional Staff Herbst 2011

Als Schreibtutoren arbeiten 54 Graduate Students (angestellt als Teaching Assistants), außerdem arbeiten 47 Undergraduate Students als Writing Fellows und weitere arbeiten an der Rezeption des Schreibzentrums.

Das Leitungsteam besteht zur Zeit aus fünf festangestellten Mitarbeitern mit folgenden Stellenbezeichnungen: Writing Center Director und Writing Across the Curriculum Director (in einer Person), Associate Director, Undergraduate Writing Fellows Director, Writing Center Science-Writing Specialist, Writing Center Administrator.

Zu diesem festen Leitungsteam gesellen sich mehrere Promovierende in Leitungspositionen, deren Verträge jeweils ein bis zwei Jahre laufen. Das sind folgende Positionen:

  • TA Assistant Director Writing Center
  • TA Assistant Director Writing Fellows Program
  • TA Assistant Director Writing Across the Curriculum
  • TA Assistant Director Writing Center Multicultural Initiatives / TA Coordinator
  • TA Assistant Director Writing Center Outreach/ TA Coordinator
  • TA Assistant Director Online Writing Center

Außerdem haben noch zwei Undergraduate Students Leitungspositionen, in denen sie die Direktorin und die die Assistant Direktorin bei ihrer Arbeit unterstützen.

Und wie sieht nun die Kommunikationsstruktur aus?

Teammeetings

Teammeetings mit der gesamten Gruppe gibt es nur einmal im Jahr. Teammeetings mit allen Graduates oder allen Undergraduates finden 4-5x im Semester statt. Das Leitungsteam, inclusive der TAs, trifft sich zu Semesterbeginn und zum Semesterabschluss und außerdem nach Bedarf, je nachdem, was anliegt. Im Dezember haben wir uns viermal getroffen. Einmal, um Ideen für Weiterbildungen zu sammeln, einmal um die Workshops für das nächste Semester zu planen, einmal zur Auswertung des Semesters, und zweimal waren es Treffen für „Strategic Planning“. Bei den letzteren ging es um die Frage, wie sich die Arbeit des Schreibzentrums noch verbessern lässt – trotz harter Zeiten, in denen jede Einheit an der Uni 8% einsparen muss. Das Team hat gemeinsam überlegt, wie die verschiedenen Interessengruppen des Schreibzentrums in eine strategische Planung einbezogen werden können. Ich war sehr beeindruckt davon, dass hier kontinuierlich darüber nachgedacht wird, wie sich die Arbeit des SZ verbessern lässt, wo doch aus meiner Sicht alles hervorragend läuft und eigentlich auch alle genug zu tun haben – und nun trotzdem noch eine Umfrage entwickeln und durchführen. Darüber hinaus gibt es natürlich Treffen der Teams der einzelnen Projekte.

Meeting

Einzelgespräche

Ein sehr wichtiges weiteres Element sind die Einzelgespräche, die z.B. Brad mit allen Teammitgliedern hat. Je nachdem, wieviel Erfahrung die Teammitglieder schon haben, trifft er sich mit ihnen ein- oder zweimal pro Woche um anliegende Aufgaben abzusprechen, zu hören wie es läuft und Feedback zu geben. Entsprechend voll ist sein Kalender mit diesen Meetings, aber seiner Erfahrung nach ist das trotzdem effektiver als mehr Teammeetings, da die Aufgaben klar verteilt sind und nicht alle von allen wissen müssen, was sie gerade tun. In diesem Zusammenhang hat mir der Nutzen elektronischer Kalender sehr eingeleuchtet, in dem die vielen wiederkehrenden Meetings automatisch auftauchen. Zur Frage, ob und warum Graduate Students Leitungspositionen haben sollten, gibt es übrigens etliche Publikationen. Brad betont, dass er es sehr wichtig findet, ihnen diese Möglichkeit zu geben und bezeichnet die Einzelgespräche daher manchmal auch als Mentoringtreffen.

Dokumentation

Aufgefallen ist mir außerdem, dass alle Arbeit sehr gut dokumentiert wird. In unserem Büro steht ein Aktenschrank, in dem sämtliche Ablaufpläne und Arbeitsblätter zu Workshops, Trainings, etc. gesammelt sind. Wenn Stephanie beispielsweise eine Arbeitseinheit zusammen mit einem Chemieprofessor plant, dann kann sie auf die Erfahrungen ihrer Vorgängerinnen zurück greifen. Außerdem gibt es für die Aufgabenbereiche auch Flowcharts, also Grafiken, die festhalten, welche regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben wann im Semester anstehen. Zum Semesterende wird außerdem jedesmal eine Statistik mit den Beratungszahlen, Workshopteilnahmen und Evaluationsauswertungen erstellt und im Leitungsteam diskutiert.

Einblick in den Aktenschrank

Handbücher

Eine wichtige Ressource sind außerdem die Handbücher, die das Schreibzentrum für seine verschiedenen Aufgabenbereiche entwickelt hat. So gibt es das Sourcebook für schreibintensive Lehre, ein Übersichtsbüchlein über das Schreibzentrum und über wichtige Regeln für die Schreibberatenden und einen Reader mit den wichtigsten Lektüreempfehlungen für die Schreibberatenden.

Alles in allem denke ich, dass es sehr wichtig ist, Aufgaben klar zu verteilen, Strukturen für eine regelmäßige Kommunikation zu schaffen und alles so zu dokumentieren, dass die Übergaben von einer Person zur anderen möglichst reibungslos verlaufen – denn die Assistant Directors hier wechseln ja alle ein bis zwei Jahre. Brad meinte, dass er aus verschiedenen Management-Büchern viel gelernt habe. Doch dazu ein andernmal mehr!

One Response to Wie organisiert man ein großes Schreibzentrum?

  1. Stefanie sagt:

    Erstmal ein großer Dank aus dem Schreiblabor in Bielefeld. Dein Beitrag ist eine wunderbare Basis für das Nachdenken über die Organisation einer lebendigen Kommunikation, die wir ja unbedingt brauchen, wenn wir unsere Arbeit weiterentwickeln. In diesem Sinne herzliche Grüße nach Madison von Stefanie

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